Polityka prywatności serwisu zaksiegowano.pl

1. Administrator danych

Administratorem Twoich danych w zakresie konta, korzystania z serwisu, kontaktu z nami i bezpieczeństwa jest podmiot wskazany w ramce „Administrator danych” na początku tej strony. W sprawach danych pisz na adres z ramki „Kontakt”.

2. Dane klientów biur i firm: nasza rola

Dane klientów, pracowników i kontrahentów, które do serwisu wprowadza biuro rachunkowe, niezależny księgowy lub osoba prowadząca własną firmę, przetwarza w ich imieniu Usługodawca, który jest w tym zakresie podmiotem przetwarzającym, na podstawie Umowy powierzenia. Administratorem tych danych jest wprowadzające je biuro rachunkowe lub firma.

Jeśli korzystasz z konta klienta założonego przez biuro rachunkowe, z prośbami dotyczącymi danych wprowadzonych przez biuro zwracaj się najpierw do biura.

3. Cele i podstawy prawne

Przetwarzamy dane w następujących celach:

• założenie i prowadzenie konta, logowanie, świadczenie usługi i wysyłanie wiadomości o zdarzeniach w serwisie (adres e-mail, skrót hasła, ustawienia logowania, rola, język): wykonanie umowy, art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
• bezpieczeństwo serwisu, dziennik zdarzeń bezpieczeństwa i zapobieganie nadużyciom (rodzaj i czas zdarzenia, klasa adresu IP, etykieta przeglądarki): uzasadniony interes administratora, art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
• odpowiedź na wiadomość z czatu lub formularza i przygotowanie ewentualnej współpracy: art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO,
• szczegóły wizyty na stronie (adres IP, przybliżone miejsce, strona wejścia) oraz pomiar szybkości strony: wyłącznie za zgodą, art. 6 ust. 1 lit. a RODO; zgodę wyrażasz i cofasz w oknie cookies,
• zapis wersji i czasu zaakceptowanego Regulaminu: wykazanie zawarcia umowy i dochodzenie lub obrona roszczeń, art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO,
• wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na administratorze, na przykład odpowiedź na żądanie uprawnionego organu: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

4. Odbiorcy danych

Dane mogą trafiać do podmiotów, którym powierzamy ich przetwarzanie, wyłącznie w zakresie potrzebnym do usługi:

• dostawca hostingu serwera, na którym działa aplikacja (Contabo, siedziba w Niemczech); pola wrażliwe i pliki są na serwerze zapisane w postaci zaszyfrowanej, a klucze nie leżą na tym serwerze,
• dostawca usług chmurowych Scaleway (Francja): przechowywanie głównego klucza szyfrowania oraz zaszyfrowanych kopii zapasowych,
• dostawca poczty elektronicznej Resend: wysyłka wiadomości (adres odbiorcy i krótki tekst, bez treści dokumentów i kwot); domenę nadawczą skonfigurowano w regionie UE,
• komunikator Telegram, wyłącznie jeśli sam powiążesz z nim konto: krótkie powiadomienia bez treści dokumentów i bez kwot,
• biuro rachunkowe, które zaprosiło Cię do serwisu: widzi dane konta w zakresie niezbędnym do współpracy,
• organy i podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa.
• Sprawdzając, czy hasło nie znalazło się w wyciekach, wysyłamy do usługi sprawdzania haseł tylko pięć pierwszych znaków skrótu hasła; nie pozwala to zidentyfikować osoby.

5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Co do zasady dane pozostają w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Poza EOG mogą trafić dane do dostawcy poczty Resend (spółka z siedzibą w Stanach Zjednoczonych, region domeny: UE) oraz, jeśli sam powiążesz konto, do komunikatora Telegram.

W takich przypadkach stosujemy mechanizmy przewidziane w rozdziale V RODO. Na Twoją prośbę wskażemy zastosowany mechanizm i udostępnimy jego kopię.

6. Okres przechowywania

• dane konta: do usunięcia konta; po usunięciu przez czas niezbędny do dochodzenia i obrony roszczeń, nie dłużej niż do przedawnienia roszczeń,
• rozmowy z czatu: 90 dni; zgłoszenia z formularza: 180 dni; szczegóły wizyt (po zgodzie): 30 dni,
• zapis wyboru w oknie cookies: 180 dni,
• zapis zaakceptowanej wersji Regulaminu i Polityki: tak długo jak konto, a następnie do przedawnienia roszczeń,
• kopie zapasowe są zaszyfrowane i rotowane: kopie dzienne przechowujemy 14 dni, tygodniowe 56 dni; dane usunięte z systemu znikają z kopii najpóźniej po tym czasie.

7. Twoje prawa

Masz prawo do:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie, z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją,
• przenoszenia danych, gdy przetwarzamy je na podstawie umowy lub zgody w sposób zautomatyzowany,
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem.
• Aby skorzystać z praw, napisz na adres z ramki „Kontakt”. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca.

8. Skarga do organu nadzorczego

Jeżeli uważasz, że przetwarzamy dane niezgodnie z prawem, możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl) lub do organu nadzorczego w swoim państwie członkowskim.

9. Czy musisz podać dane

Adres e-mail i hasło są niezbędne do założenia konta; bez nich nie możemy zawrzeć umowy. Dane z czatu i formularza podajesz dobrowolnie, ale bez adresu kontaktowego nie będziemy mogli odpowiedzieć. Zgody w oknie cookies są dobrowolne, a odmowa nie ogranicza korzystania z serwisu.

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Nie podejmujemy zautomatyzowanych decyzji, w tym w drodze profilowania, które wywoływałyby skutki prawne wobec Ciebie lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały. Nie sprzedajemy danych i nie wykorzystujemy ich do reklam.

11. Dane z innych źródeł (art. 14 RODO)

Część danych nie pochodzi od Ciebie. Biuro rachunkowe wprowadza dane Twojej firmy i adres e-mail, na który wysyła zaproszenie. Na prośbę użytkownika pobieramy dane firm z publicznych rejestrów (KRS, CEIDG, Wykaz podatników VAT), a przy jednoosobowej działalności także dane osoby ją prowadzącej w zakresie, w jakim rejestr je udostępnia.

Dane z rejestrów służą wyłącznie do wyświetlenia ich użytkownikowi, który o to poprosił. Informacji o tych danych udzielamy na Twoje żądanie zgodnie z punktem 7.

12. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy między innymi:

• szyfrowanie treści dokumentów i pól wrażliwych w bazie, z kluczami przechowywanymi poza serwerem aplikacji,
• logowanie z drugim składnikiem (kod jednorazowy lub klucz dostępu), rozdzielenie danych organizacji i role użytkowników,
• dziennik zdarzeń bezpieczeństwa oraz zaszyfrowane kopie zapasowe,
• powiadomienia pocztą i w komunikatorze wyłącznie bez treści dokumentów i bez kwot.

13. Cookies i podobne technologie

Nie używamy cookies reklamowych. Zapisujemy wybór w oknie cookies, a po zgodzie mierzymy szybkość strony i zapisujemy szczegóły wizyty. Szczegóły i tabela zapisów są na stronie „Cookies”; ustawienia możesz zmienić w stopce każdej strony.